Verkko- ja hybridipalaverien muistilista

Erilaiset verkkopalaverit ja -kokoukset lisääntyivät merkittävästi koronapandemian aikana. Tämä toimintamalli on otettu pääosin hyvin positiivisesti vastaan. Pystytäänhän silloin välttämään turhaa matkustamista ja siirtymisiä eri töiden välillä. Toki samalla usein menetetään se pieni keskittymishetki uuteen palaveriin, jonka perinteinen malli useimmiten tarjosi. Tämä siirtymishetki pystytään kuitenkin rakentamaan hyvin helposti varaamalla aikaa siirtymiin esim. päättämällä kokoukset perinteisen tunnin sijaan 45 minuutin jälkeen. Tällöin useisiin kokouksiin osallistujat voivat saada tarvitsemansa ajan joustavan siirtymän mahdollistamiseksi.

Jos pidät usein samalle ryhmälle/kokoonpanolle verkkopalavereja, muistakaa kokoontua myös live-kokouksiin aika ajoin jos se suinkin on mahdollista. Tällä pystytään helpommin lisäämään ryhmän yhteenkuuluvuuden tunnetta, joka pelkästään verkossa toimimalla on paljon hankalampaa. .

1. Valitse sopiva viestintäalusta: Valitse luotettava ja helppokäyttöinen viestintäalusta, kuten Zoom, Microsoft Teams tai Google Meet. Varmista, että kaikilla osallistujilla on tarvittavat ohjelmistot ja yhteys.
2. Aikataulu ja kutsut: Suunnittele etukäteen palaverin aika ja lähetä osallistujille kutsut. Varmista, että kutsussa on kaikki tarvittavat tiedot, kuten palaverin aihe, aika ja linkki liittymiseen. Lähetä kutsun mukana myös selkeä ohjeistus ja tieto esim. tuesta jos kokoukseen liittymisen tai kokouksessa olon osalta tulee teknisiä ongelmia. Varaa itsellesi helposti saataville kutsulinkki, jonka voit lähettää edelleen jos osallistuja ei ole päässyt kokoukseen sisään aiemmalla linkillä.
3. Testaa tekniikka: Ennen palaveria testaa ääni- ja videolaite sekä internet-yhteys varmistaaksesi, että kaikki toimii moitteettomasti. Tämä auttaa välttämään viivästyksiä tai teknisiä ongelmia palaverin aikana. Testaa tekniikan toimivuus myös kaikilta esittäjäroolissa olevilta ennen kokousta.
4. Luo kokoussäännöt: Määrittele palaverin alussa selkeät kokoussäännöt, kuten mikrofonien mykistäminen tarvittaessa, videoyhteyden päällä pitäminen, puhumisjärjestys ja kysymysten esittäminen chatin kautta. Tämä auttaa pitämään palaverin tehokkaana ja vähentämään häiriötekijöitä. Kokoukseen kannattaa valita yksi henkilö, jonka tehtävänä on seurata chattia ja nostaa esille siellä esiin nousseita huomioita ja kysymyksiä.
5. Aktiivinen osallistuminen: Kannusta kaikkia osallistujia olemaan aktiivisesti mukana palaverissa. Käytä osallistavia menetelmiä, kuten kysymyksiä ja keskustelun avaamista, jotta kaikki saavat äänensä kuuluviin. Kysy myös suoraan henkilöiden nimillä, jos se suinkin on mahdollista. Sillä tavalla on mahdollisuus saada ääneen myös hiljaisempia osallistujia.
6. Visuaaliset apuvälineet: Käytä näytönjakotoimintoa esityksen tai materiaalien jakamiseen. Tämä auttaa kaikkia osallistujia pysymään samalla sivulla ja seuraamaan keskustelua. Jaa materiaalit myös tiedostoina, jotta osallistujilla on mahdollisuus palata materiaaliin. Voit myös tarpeen vaatiessa videoida kokouksen. Tähän on kuitenkin hyvä varmistaa suostumus viimeistään kokouksen alussa.
7. Muistiinpanot ja toimintapisteet: Pidä muistiinpanoja palaverin aikana tärkeistä keskustelupisteistä, päätöksistä ja toimintapisteistä. Jaa ne jälkikäteen kaikille osallistujille, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla.

Verkko- ja hybridipalavereissa on muuten melko samanlainen toimintalogiikka kuin live-versioissakin, joten tarkastele myös alla olevaa ohjeistusta kun suunnittelet verkko palaveria.